ארגון אירוע עלול להיות עניין מלחיץ במיוחד. לעיתים, כאשר מארגנים אירוע, נתקלים בבעיות בענייני תוכן, תקציב, תפריט וציוד לאירוע. על מנת לארגן אירוע מוצלח, מושקע ומהנה ללא לחץ מיותר, מומלץ להיעזר בטיפים הבאים.
טיפ ראשון: קביעת תקציב לאירוע
ראשית, יש לקבוע תקציב שמתאים לאירוע. כאשר אתם מחליטים על תקציב, שימו לב למספר המוזמנים לאירוע, ולציפיות שלכם ממנו. תכנון נכון ומועיל של התקציב יוביל להפקת אירוע מרשים ומהנה ללא בזבוז מיותר של מיליוני שקלים.
טיפ שני: מיקום האירוע
לאחר שבחרתם תקציב שמתאים לאירוע, עליכם להחליט על מיקום, בו הוא ייערך. בעת בחירת המיקום, יש להתחשב בעונת השנה, באופי האירוע, במספר המוזמנים ובמקום מגוריהם. ניתן לערוך את האירוע בבית, בגן אירועים, באולם אירועים, בטבע ועוד.
טיפ שלישי: בחירת תפריט לאירוע
האורחים המוזמנים לאירוע יהיו מרוצים וייהנו יותר, אם האוכל שהם יקבלו באירוע, יהיה מוצלח טעים ומשביע. לכן, כאשר אתם מכינים תפריט לאירוע, שימו לב שיש בו אוכל איכותי וטעים. בנוסף, במידה ויש אורחים שלא יכולים לאכול אוכל מסוים, כגון: שומרי כשרות, צמחונים או אלרגיים, יש לשים לב שגם להם יהיה אוכל מתאים.
טיפ רביעי: שכירת ציוד לאירוע
אם אתם עורכים את האירוע בבית או בטבע מומלץ מאוד לשכור ציוד באינטרנט. במקום להסתבך עם ספקים ולהוציא כסף מיותר, היכנסו לעידנ'ס והזמינו בקלות, ציוד איכותי וזול. להלן מספר דוגמאות לציוד שיש לשכור לאירוע: פטריות חימום/ מאווררים, כיסאות ושולחנות, מחצלות, אמצעי תאורה, פינות זולה, כלי אוכל ועוד.
טיפ חמישי: קישוטים ותפאורה לאירוע
על מנת להפוך את האירוע למרשים יותר, יש לשים דגש על הקישוטים והתפאורה. במידה והאירוע נערך בבוקר או בצהריים מומלץ לקשט בדברים צבעוניים כגון: פרחים, כריות, ומפות שיוסיפו תחושה אביבית ורעננה. לעומת זאת באירוע שנערך בשעות הערב, מומלץ להוסיף נרות עששיות ופמוטים שיהפכו את האווירה לנעימה יותר. בנוסף, היכנסו לעידנ'ס הזמינו שולחנות, כיסאות וכלי הגשה נאים ומרשימים שישדרגו את האירוע.
טיפ שישי: בטיחות
בזמן האירוע והתכנון שלו יש לשים דגש על כללי הבטיחות ולדאוג שהחשמל, התאורה, פטריות החימום וכדומה לא יעוררו שריפה ויפגעו במוזמנים. תכנון נכון, והקפדה על כללי הבטיחות ימנעו סכנות ויבטיחו את בטיחות המוזמנים.
טיפ שביעי: אטרקציות ופעילויות באירוע
יש לקבוע את אופי הפעילויות בהתאם לסוג האירוע ולאופי והגיל של המוזמנים.
להלן מספר אפשרויות להפעלות באירוע:
מתנפחים:
כאשר אתם מתכננים אירוע לילדים קטנים ולנוער, מומלץ מאוד לשכור מתנפחים, שישדרגו את האירוע ויהפכו אותו למהנה יותר. על מנת להזמין את המתנפחים היכנסו לעידנ'ס ותבחרו את המתנפח המתאים ביותר בשביל האירוע שלכם.
הרקדה:
בכל אירוע מלבד אירועים רשמיים, מומלץ מאוד להזמין די ג'יי או תזמורת שירקידו את המוזמנים וישמחו אותם.
הרצאה:
באירוע, ניתן להזמין מרצה, שידבר על נושא שמעניין את המוזמנים ויהפוך את האירוע למעניין ומסקרן.
בהצלחה!
